Eine Email ist kein geeigneter Weg, um schützenswerte Daten digital zu versenden. Müssen die schützenswerten Daten digital versandt werden, muss die Email zwingend verschlüsselt werden.
Versand einer verschlüsselten Email
Emails können mit verschiedenen Techniken verschlüsselt werden. Eine praktikable, wenn auch nicht optimale Möglichkeit stellt Microsoft in der Microsoft 365-Welt zur Verfügung. Die im folgenden beschriebene Variante funktioniert einwandfrei, wenn der Empfänger über eine Office 365-Emailadresse verfügt.
Die Absenderin schreibt seine Mail und hängt die gewünschten Dateien wie gewohnt an. Danach klickt die Absenderin in Outlook auf „Optionen“ und dann auf „Verschlüsseln“. Die Email wird verschlüsselt versandt und bei der Empfängerin, sofern sie über eine Office 365-Emailadresse verfügt, automatisch entschlüsselt.
Empfängerinnen ausserhalb der Office 365-Welt erhalten eine Email mit dem verschlüsselten Inhalt. Sie können die Email entschlüsseln, indem sie sich z. B. per Token identifizieren und können die Email dann online lesen.
Genauere Infos gibts auch unter: Office 365 Message Encryption (msxfaq.de)