MS Teams-Gruppen als Emailverteiler nutzen

Wir nutzen an unserer Schule, nebst der Kommunikation in Microsoft Teams, weiterhin die Email-Verteillisten. Ein Email-Verteilliste kann weiterhin Sinn machen, wenn zum Beispiel Nachrichten an mehrere Teams gesendet werden müssen, der Absender aber nicht in allen Teams Mitglied ist. Diese zentral gepflegten Verteillisten generieren aber eine doppelte Arbeit, da die Teams und die Verteillisten gepflegt werden müssen. Daher habe ich die Möglichkeit geprüft die Verteillisten mit den Emailadressen der einzelnen Teams abzulösen.

Jedes Microsoft Teams hat eine eigene Emailadresse. Die Mailadresse setzt sich aus dem Teamnamen und der Domäne zusammen. Wenn Nutzende ihr Team nach der Erstellung umbenennen stimmt diese Regel nicht mehr, da die Team-Mailadresse bestehen bleibt! Aus diesem, aber auch anderen Gründen, ist das Umbenennen von Teams keine empfehlenswerte Idee.

Die Mailadresse kann vom Administrator im Teams-Admin-Bereich abgerufen werden oder auch im O365-Admin-Bereich unter „Gruppen“.

Nutzende des eigenen Tenants können nun in Outlook die Mailadresse des Teams eintragen und das Mail an alle Mitglieder des Teams versenden. Standardmässig werden nur Mails des eigenen Tenants akzeptiert, Mails an die Team-Mailadresse von externen Absendern werden abgelehnt.

Dieses Verhalten kann umgestellt werden, indem im O365-Admin-Center unter „Gruppen“ die entsprechende Gruppe gesucht wird. Dort kann nun eingestellt werden, dass auch Mails von „Externen Absendern“ akzeptiert werden.

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